Nasz Burmistrz ma niesamowitą ilość pomysłów

Pani sekretarz, w luźnej rozmowie powiedziała mi Pani, że jest pracownikiem z drugiego rzędu. Żartowała Pani, wnoszę to po zapoznaniu się z zadaniami stojącymi przed sekretarzem miasta. Które z nich uważa Pani za najważniejsze z najważniejszych?
Ustrojowe Akty prawne nie wymieniają zadań i kompetencji sekretarza. Wydaje się, że działania te mają charakter celowy, aby powierzyć sekretarzowi przez Burmistrza sprawy, które uzna za stosowne. Burmistrz ma swobodę działania w kształtowaniu pozycji sekretarza w jednostce, a zakres tych zadań, jest umieszczony w regulaminie organizacyjnym urzędu. Podstawowymi zadaniami sekretarza, jest zapewnienie właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Sekretarz miasta we współpracy z burmistrzem ma głównie za zadanie dbać o sprawne działanie urzędu, zarządzając systemem kadr, powinien zapewnić pracownikom odpowiednią motywację oraz środki do wykonywania obowiązków, w taki sposób, aby należycie realizowali swoje zadania. Jednym ze sposobów realizacji zadań jest dbałość o podnoszenie przez pracowników kwalifikacji, zarówno przez system szkoleń, jak i różnego rodzaju form doskonalenia zawodowego. Zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego sekretarz w zakresie ustalonym przez Burmistrza organizuje pracę Urzędu, zapewnia jego sprawne funkcjonowanie i odpowiednie warunki pracy. Do zadań Sekretarza należy w szczególności: przygotowywanie projektów oraz zmian regulaminów i innych aktów wewnętrznych w zakresie organizacji urzędu, nadzór nad poprawnością projektów przygotowanych pism, decyzji oraz projektów aktów prawnych burmistrza i rady, usprawnianie pracy urzędu i nadzór nad doskonaleniem kadr, kontrola gospodarowania mieniem na terenie urzędu, nadzór nad bezpieczeństwem, higieną i ochroną przeciwpożarową w urzędzie, nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i terminowego załatwiania interpelacji, skarg, wniosków i petycji, organizacja o koordynowanie spraw związanych z wyborami i referendami, monitorowanie i koordynacja systemu kontroli zarządczej, wykonywanie funkcji kierownika urzędu w razie nieobecności burmistrza i zastępcy burmistrza, wykonywanie innych zadań na polecenie burmistrza lub zastępcy burmistrza. W tym miejscu warto może wspomnieć, że właśnie zakończyliśmy pracę nad projektem zarządzenia w sprawie zasad redagowania i wydawania aktów prawnych w Urzędzie Miejskim w Pułtusku. Zarządzenie to ma na celu ujednolicenie przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej w Pułtusku inicjowanych przez Burmistrza oraz zarządzeń Burmistrza Miasta Pułtusk. Sekretarz poza wspomnianymi formami powierzania mu zadań jest również zobowiązany wykonywać polecenia kierownika urzędu, ponieważ podlega służbowo bezpośrednio burmistrzowi. Odnosząc się do stwierdzenia „pracownik z drugiego rzędu” miałam na myśli, że burmistrz wykonuje swoje zadania przy pomocy urzędu, a ja jestem odpowiedzialna za zapewnienie sprawnego jego funkcjonowania.
Biorąc pod uwagę Pani stanowisko, spytam, jakie kwalifikacje merytoryczne należy prezentować, aby sprawować tę odpowiedzialną funkcję.
Stanowisko sekretarza należy do kategorii stanowisk kierowniczych. Na stanowisku tym może być zatrudniona osoba posiadająca wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia i co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym, w tym dwuletni na kierowniczym stanowisku, w jednostkach, o których mowa w ustawie o pracownikach samorządowych. Ustawy te nie precyzują jakie kwalifikacje merytoryczne powinien posiadać sekretarz.
Ciekawą dla naszych Czytelników będzie odpowiedź na pytanie o organizowanie dostępu do informacji publicznej, czyli BIP.
Udostępnienie informacji publicznej może następować na kilka sposobów. Przede wszystkim jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. W biuletynie umieszcza się informacje m. in.: o organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach, majątku, którym dysponują, trybie działania władz publicznych i ich jednostek organizacyjnych, sposobach stanowienia aktów publicznoprawnych, sposobach przyjmowania i załatwiania spraw. W moim urzędzie do prowadzenia i uaktualnienia BIP wyznaczeni są pracownicy wydziałów merytorycznych – moderatorzy BIP. To oni odpowiadają za redakcję treści udostępnianych w Biuletynie i udostępniają je. Za koordynację i prowadzenie BIP odpowiada Wydział Organizacji i Nadzoru. Rola sekretarza w udostępnianiu informacji publicznej za pomocą biuletynu polega na zapewnieniu, aby udostępniane w BIP informacje były merytoryczne, możliwie pełne i na odpowiednim poziomie zarówno „wizualnym”, zapewniającym jak najlepszą przejrzystość i czytelność biuletynu.
Ciekawi mnie współpraca naszej gminy z sąsiednimi gminami, stowarzyszeniami czy instytucjami. Jakieś przykłady?
Przykładów jest wiele, takie pierwsze, które przychodzą mi namyśl to: wspólna realizacja na zasadach Partnerstwa przez Gminę Pułtusk i Powiat Pułtuski zadania pn. „Budowa mostu w miejscowości Głodowo wraz z przebudową drogi powiatowej nr 3238W relacji Przasnysz-Leszno-Gostkowo-Karniewo-Przemiarowo na odcinku Głodowo – Przemiarowo”; przystąpienie Gminy Pułtusk do partnerstwa w ramach realizacji projektu zgłaszanego do konkursu o dofinansowanie – Działanie 5.3 Dziedzictwo kulturowe – typ projektu: „Poprawa dostępności do zasobów kultury poprzez ich rozwój i efektywne wykorzystanie” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020. Partnerami w tym projekcie są Pułtuskie Towarzystwo Społeczno-Kulturalne, Parafia Rzymskokatolicka św. Mateusza Apostoła i Ewangelisty w Pułtusku, Stowarzyszenie „Wspólnota Polska” i Rzymskokatolicka Parafia św. Jana Pawła II w Pułtusku. I cały czas jesteśmy otwarci na współpracę z innymi gminami, stowarzyszeniami i instytucjami.
Promowanie gminy! To ważne zadanie … Jak ono przebiega wziąwszy czas Pani urzędowania na stanowisku sekretarza pułtuskiej gminy.
W urzędzie utworzony jest Samodzielny Referat Turystyki i Promocji, którego jednym z głównych zadań jest promocja gminy, w szczególności poprzez: uczestnictwo w targach i wystawach; przygotowywanie ofert dla inwestorów krajowych i zagranicznych; wydawanie kwartalnika; przygotowywanie materiałów promocyjnych, prowadzenie spraw związanych z promocją gminy na internetowych serwisach informacyjnych; współpraca z mediami. Referat ten podlega bezpośrednio Panu Burmistrzowi, a nasz Burmistrz ma niesamowitą ilość pomysłów jak wypromować naszą gminę.
Jak cię widzą, tak cię piszą … Dbanie o należyty wygląd ratusza i jego otoczenia leży w sferze Pani działań … Zmiany? Coś jeszcze w tej kwestii?
Pan Burmistrz zaproponował zmianę wyglądu holu, zrobienie kącika dla dzieci, miejsca odpoczynku dla osób starszych oraz fotogalerię z inwestycjami gminy. Chętnie podjęłam się tego działania. Wprawdzie wizerunek urzędu nie należy do moich zadań wynikających z regulaminu, ale estetyka wpływa na jego funkcjonowanie. Dużą wagę miało dla mnie stworzenie mieszkańcom odpowiednich warunków w oczekiwaniu na załatwienie spraw w urzędzie. Został zmieniony sposób dekorowania urzędu w czasie Świąt Bożego Narodzenia i Świąt Wielkanocnych. Dbając o należyty wygląd ratusza i jego otoczenia planujemy wykonać na drugim i trzecim piętrze fotogalerię z kolejnymi inwestycjami.
Zmiany personalne w UM? Zmiany na stanowiskach jednostek organizacyjnych gminy? Dużo ich było?
Wybór nowego burmistrza i związane z tym zmiany organizacyjne urzędu, wymagają również zmian personalnych. Politykę w tym zakresie kreuje Burmistrz Miasta. Analizując półtoraroczny okres mojej pracy muszę stwierdzić, że nastąpiły zmiany kadrowe. Były one spowodowane potrzebami funkcjonowania urzędu, ale i osobistymi decyzjami pracowników. Zmienili oni soje miejsca pracy lub odeszli na emeryturę. Prawie półtora roku sprawuję funkcję sekretarza i z perspektywy minionego czasu potwierdzam, że było to – i jest nadal ciekawe wyzwanie. Jest to bardzo szeroki zakres działalności a bez dobrego zespołu ludzi byłby on trudny do wykonania. W tym czasie udało się utworzyć sprawny i skuteczny zespół. Bardzo się cieszę, że mogę koordynować te działania, a efekty naszej pracy już są widoczne. To wynik pracy wszystkich pracowników. To także rezultat zmiany stylu pracy Urzędu, na znacznie bardziej dynamiczny. To faktycznie zaczyna być zespół dobrze współpracujących ze sobą osób, stawiających sobie ambitne wyzwania, służące tym, którzy korzystają z usług urzędu.
(Pisownia jak w oryginale)

Komentarze